Kantoor verhuizen: stappenplan voor een bedrijfsverhuizing

Een kantoor verhuizen kan een enorme klus zijn waarbij een zeer goede planning komt kijken. Op de dag van verhuizing kan er niet gewerkt worden en de dagen/weken vooraf aan de verhuisdag kunnen werknemers ook al wat onrust voelen en daardoor minder productief zijn. Het is daarom van groot belang dat de verhuizing zo vloeiend mogelijk verloopt. Een goede voorbereiding is daarom van cruciaal belang en bepaalt of iedereen de dag na verhuizen gewoon weer kan werken of dat men met een kop koffie in een leeg kantoor zit te wachten tot de bureaus staan en het internet werkt. In deze blog geven we je daarom een concreet stappenplan voor een kantoorverhuizing.

Start 6-12 weken vooraf: projectorganisatie en draaiboek

Een belangrijke tip is het aanwijzen van een verhuiscoördinator. Eén aanspreekpunt voor alle collega’s en eventueel voor het verhuisbedrijf (als je de verhuizing uitbesteedt). Zonder die centrale rol wordt een kantoorverhuizing al snel een chaos.

Maak vervolgens een inventarisatie. Hoeveel werkplekken zijn er? Welke afdelingen? Wat gaat mee, wat wordt afgevoerd, wat gaat tijdelijk in een opslag? Dit is ook het moment om een draaiboek op te stellen: een document met taakverdeling, tijdsloten, contactpersonen en beslismomenten voor, tijdens en na de verhuizing. Zo staat alles helder stap voor stap gedocumenteerd.

4-8 weken vooraf: logistiek en communicatie

Regel de parkeervergunning of rijbaan-afzetting voor de verhuiswagen tijdig. In steden als Rotterdam of Amsterdam kan dit weken duren. Een verhuislift voor hogere verdiepingen moet ook van tevoren geboekt worden.

Communiceer de verhuisdatum intern en extern: medewerkers willen weten wat ze zelf moeten doen, klanten willen weten of je bereikbaar blijft en leveranciers moeten weten waar ze naartoe moeten. Stuur de aankondiging ruim van tevoren. Besluit ook wat er tijdelijk opgeslagen of afgevoerd wordt. Oud meubilair dat niet mee hoeft scheelt misschien wel een volle vrachtwagen aan ruimte.

1-2 weken vooraf: inpakken per afdeling

Maak een plan wie wat inpakt. Per werkplek een aantal verhuisdozen voor de betreffende spullen met daarop duidelijk gemarkeerd wat er in de doos zit, welke afdeling en bij welke werknemer de doos hoort. Voor archiefmappen en papieren administratie adviseren we boekendozen, want een standaard verhuisdoos bezwijkt onder te veel gewicht.

Voor wat zwaardere kantoorartikelen, zoals PC’s, zijn dubbelwandige verhuisdozen de beste keuze: de extra wanddikte beschermt bij opstapeling en transport. Voor overige kantoorartikelen zoals toetsenborden, muismatten, postbakken, etc. zijn de zelfsluitende verhuisdozen een goede keuze. Deze zet je eenvoudig in elkaar en hoeven niet met tape dicht geplakt te worden.

Label elke doos met naam, afdeling en bestemming, en voeg waar nodig een ‘breekbaar’ sticker toe voor als er extra voorzichtig gedaan moet worden met die doos. Breekbare spullen (beeldschermen, decoratie, glaswerk) dienen extra beschermd te worden d.m.v. noppenfolie of inpakpapier.

Op de verhuisdag zelf

Begin het eerste uur met het uitzetten van de routes: welke ingang, welke lift, welke volgorde van laden en lossen. Zware meubels gaan als eerste, daarna archief en inventaris, als laatste de werkplekken per afdeling.

Op de nieuwe locatie: uitpakken en inrichten

Zodra alle kantoormeubels op de afdelingen zijn gezet kan alles ingericht worden. Zet eerst alle bureaus neer en richt daarna de werkplekken in met de daarbij behorende elektronica -en netwerkvoorzieningen. Zodra de basis staat kan er in principe gewerkt worden. De puntjes op de i kunnen in de daarop volgende dagen afgerond worden. Zoals het neerzetten van planten e.d.

Checklist voor een kantoorverhuizing

Gebruik dit als startpunt en pas aan op jouw situatie:

Planning en organisatie

• Verhuiscoördinator aangewezen
• Verhuisdatum vaststellen en communiceren
• Verhuisdraaiboek opstellen met taakverdeling, volgorde van inpakken, verhuizen en inrichten/installeren
• Verhuisbedrijf/transportbedrijf inschakelen

Inventaris en logistiek

• Inventarislijst maken (meubilair, archief, apparatuur)
• Parkeervergunning of afzetting aanvragen (als dit nodig is)
• Verhuislift/toegang nieuwe locatie aanvragen (als dit nodig is)
• Oplevering van het oude adres plannen

Inpakken en materiaal

• Verhuisplan per afdeling opstellen (wie doet wat per afdeling)
• Afspreken hoe de verhuisdozen gelabeld worden. Bijv. VERD3 – HR – PC Manon
• Boekendozen bestellen voor archief en papieren administratie
• Dubbelwandige (XL) dozen bestellen voor o.a. PC’s en beeldschermen
• Noppenfolie/inpakpapier bestellen voor breekbare spullen

ICT

• Hardware inventarisatie gemaakt (serienummers noteren van PC’s, beeldschermen, harde schrijven, modems, etc)
• Back-ups gecontroleerd voordat apparatuur losgekoppeld wordt
• Elektronica -en netwerkvoorzieningen aanleggen en testen op de nieuwe locatie voordat alles verhuisd wordt
• Zodra alles verhuisd, ingericht en aangesloten is een check inplannen of alles werkt (netwerk, printen, telefonie)
• Backup plan bedenken mocht het niet naaar behoren werken (bijv. tijdelijk thuiswerken i.p.v. op kantoor)

Nazorg

• Inventaris check op de nieuwe locatie: is alles overgekomen en staat het waar het moet staan?
• Nabespreking houden met werknemers: ontbreken er nog zaken of werken dingen niet zoals voorheen?

Een goede verhuizing begint dus bij een goed plan van aanpak en op tijd beginnen met voorbereiden. Wie zelf inpakt, doet er goed aan ruim van te voren de benodigde materialen te bestellen zodat er genoeg tijd is om gestructureerd in te pakken. Verhuisdozenloods levert alle benodigde verhuisdozen en verhuismaterialen snel door heel Nederland en België. Advies nodig over wat je precies nodig hebt of hulp nodig bij heet bepalen van de hoeveelheid verhuisdozen? Neem dan contact op, onze specialisten staan graag voor je klaar!